사문서위조 회사 직인과 대표 명의 도용 작성일 : 2026-10-10 조회수 : 2

회사에서 일하다 보면 대표이사 명의의 문서를 대신 만들거나 회사 직인을 찍는 일이 일상적으로 생긴다. 그러다 퇴사나 내부 갈등을 계기로 그 문서들이 문제 되면서 사문서위조 혐의로 고소를 당하는 경우가 있어, 회사 명의 문서를 다룰 때 어디까지가 허용되는지 경계를 알아 둘 필요가 있다. 회사 명의로 작성된 계약서, 견적서, 확인서, 재직증명서 같은 문서도 개인이 만든 문서와 마찬가지로 사문서다. 회사의 대표자나 권한 있는 사람만 회사 명의로 문서를 작성할 수 있고, 권한 없는 사람이 회사나 대표 명의를 쓰면 위조가 문제 된다. 핵심은 작성 권한이다. 대표이사로부터 특정 업무에 관해 회사 명의 문서를 작성할 권한을 위임받았다면, 그 범위 안에서 직인을 찍고 대표 명의로 문서를 만드는 것은 위조가 아니다. 많은 회사가 업무 분장에 따라 직원에게 이런 권한을 주고 있다. 문제는 권한의 범위를 넘을 때다. 영업 담당자가 견적서를 작성할 권한은 있지만 회사를 대표해 보증 계약을 맺을 권한은 없는데 보증서에 직인을 찍었다면, 권한 밖의 문서를 만든 것이 되어 위조가 문제 될 수 있다. 권한이 있었는지는 회사의 내부 규정과 실제 업무 관행을 함께 보고 판단한다. 직인 관리 규정, 결재 절차, 그동안 같은 종류의 문서를 누가 어떻게 만들어 왔는지가 중요한 자료가 된다. 관행이 있었다는 주장은 유력한 방어 수단이다. 대표가 직원에게 직인을 맡기고 문서 작성을 포괄적으로 맡겨 왔다면, 개별 문서마다 승인을 받지 않았더라도 묵시적인 위임이 있었다고 볼 수 있다. 다만 이 관행을 구체적인 자료로 보여 주어야 한다. 반대로 회사에 해가 되는 문서라면 관행을 내세우기 어렵다. 직원이 자신의 이익을 위해 회사 명의로 채무를 부담하는 문서를 만들거나, 회사에 불리한 합의서를 작성했다면 대표가 그런 문서까지 허락했을 것으로 보기 어렵다. 퇴사 후에 회사 명의를 쓰는 것은 명백한 문제다. 퇴사와 함께 회사 명의 문서를 작성할 권한은 사라지므로, 퇴사 후 예전에 쓰던 직인 파일이나 서식을 이용해 경력증명서나 거래 확인서를 만들었다면 위조가 된다. 전자 직인도 같은 기준으로 판단된다. 회사 직인을 스캔한 이미지 파일을 문서에 붙여 출력하거나 전송했다면, 그 문서가 회사 명의 문서로 기능하는 한 위조 문제가 생길 수 있다. 직인 파일을 개인적으로 보관하고 있는 것 자체가 오해를 부르기 쉽다. 대표의 명의뿐 아니라 대표라는 자격을 사칭하는 경우도 있다. 대표가 아닌 사람이 자신의 이름으로 서명하면서 대표이사라고 적었다면 자격을 사칭한 문서 작성이 문제 된다. 명의를 빌린 것인지 자격을 속인 것인지에 따라 적용 조항이 달라진다. 이렇게 만든 문서를 거래처나 금융기관에 제출하면 행사죄가 함께 성립한다. 그 문서로 회사에 손해를 끼쳤다면 업무상 배임 같은 재산 범죄가 함께 검토될 수 있어 사건의 무게가 커진다. 회사 입장에서 문제를 발견했다면 먼저 문서의 작성 경위를 확인해야 한다. 누가 언제 어떤 권한으로 만들었는지, 결재 기록이 있는지, 같은 직원이 비슷한 문서를 만든 적이 있는지를 확인하고 관련 자료를 보존한다. 고소 여부를 결정하기 전에 내부 관행을 냉정하게 돌아볼 필요가 있다. 평소 직인 관리가 느슨했고 대표가 직원에게 문서 작성을 맡겨 왔다면, 수사 과정에서 묵시적 위임이 인정되어 고소가 받아들여지지 않을 수 있다. 혐의를 받는 직원이라면 당시의 업무 지시와 관행을 보여 주는 자료를 모아야 한다. 대표나 상사와 주고받은 메신저 대화, 업무 분장표, 이전에 같은 방식으로 만든 문서와 그에 대한 회사의 반응이 중요한 근거가 된다. 동료들의 진술도 도움이 된다. 회사에서 직인을 어떻게 관리해 왔는지, 누가 대표 명의 문서를 만들어 왔는지를 아는 동료가 있다면 그 진술이 관행을 입증하는 자료가 된다. 분쟁의 배경이 다른 갈등에 있는 경우도 많다. 임금이나 퇴직금 분쟁, 동업자 사이의 다툼이 문서 위조 고소로 번지는 것이다. 이런 경우 위조 여부와 함께 원래 분쟁을 정리하는 것이 사건 해결에 도움이 된다. 예방의 핵심은 직인과 권한의 관리다. 직인을 사용할 수 있는 사람과 문서 종류를 규정으로 정하고, 사용 기록을 남기며, 퇴사자의 접근 권한과 직인 파일을 즉시 정리하면 대부분의 분쟁을 막을 수 있다. 대표이사가 바뀌는 시기에는 특히 혼란이 생기기 쉽다. 이전 대표 명의로 된 서식을 그대로 쓰거나, 새 대표의 승인 없이 이전 관행대로 문서를 만들면 권한 범위가 문제 될 수 있으므로, 대표 변경 시점에 직인과 서식을 함께 정리해야 한다. 회사 명의 문서와 관련된 사문서위조 다툼은 결국 작성 권한이 있었는지, 있었다면 그 범위 안이었는지에서 결론이 난다. 회사와 직원 모두 평소의 업무 관행과 권한 위임 내용을 기록으로 남겨 두는 것이 가장 확실한 대비다. 직인은 회사의 의사를 대신 보여 주는 도구다. 그 도구를 누가 어떤 범위에서 쓸 수 있는지를 분명히 해 두는 것이 회사의 거래 안전을 지키는 동시에 성실하게 일한 직원이 억울한 혐의를 받지 않게 하는 길이라는 점을 기억해 둘 필요가 있다. 평소의 정리가 분쟁의 순간에 가장 확실한 증거가 되어 준다..

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